全体の流れを把握して委託する業務を洗い出してみましょう。
目次
管理会社を決める
まずは物件がいくらで貸し出せるのかの査定を行います。その際、管理会社によるプロの目で見定めることが必要です。管理会社を選ぶためにご覧頂きたい情報は別ページにまとめましたので管理会社の選び方をご覧下さい。
物件の確認
物件の資料を集める
ご所有の物件資料をできるだけ集めて下さい。購入時の書類や土地・建物の謄本（全部事項証明書）と、ご依頼主が所有者でない場合はその関係を確認できる住民票や戸籍付票などを確認させて頂くことがあります。これは管理委託契約を締結するだけでなく、次項目の募集条件の決定にも重要になります。※図面が無い場合は簡易図面などを作成することも可能です。（別途費用が必要です）
物件の事前確認
立地や間取り、設備の状況などを確認するために事前に物件を内覧させて頂きます。設備については必要に応じて新しい物に変更などの提案をさせて頂きます。また、床・壁・天井・扉などについても状況により修繕や改善の提案をさせて頂きます。
募集条件の決定
募集条件は借主との契約の基盤になる条件です。近隣相場や物件の状況によって精査が必要です。不動産オーナー様には直接の収入となる項目も多いため、事前によく調べることが重要です。
契約形態の決定
普通借家契約 |
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| もっとも一般的な契約形態となります。契約期間を２年とし、以後は自動で１年毎に更新とすることが多いです。 | |
| メリット | ・借主から契約解除の申し出がない限り契約が継続され、家賃収入が長く継続的に確保できる。 |
| デメリット | ・貸主からの契約解除や契約更新の拒否ができません。 |
定期借家契約 |
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| 契約更新がない契約で、契約期間は自由に決めることができます。例えば、転勤で２年間だけ家を貸したい時など、貸したい期間が決まっている時に有効な契約方法です。 | |
| メリット | ・契約期間満了後は確実に明け渡しされます。 |
| デメリット | ・長期間の入居を考えている借主からは選ばれません。契約時や期間満了時に書面や通知が必要なため、手続きが煩雑化しやすいという特徴があります。 |
募集（契約）条件の決定
- 家賃の金額
- 管理費（共益費）の金額
- 敷金の要不要、要の場合は金額
- 礼金の要不要、要の場合は金額
- 町内会費の取り決め（※マンションの場合は一棟毎にまとめてオーナーが納めることが多いです）
- 退去美装代、原状回復工事のための「原状」の把握・決定
- 暖房分解整備の取り決め
- 家賃保証会社の加入義務
- 借家人賠償付火災保険の加入義務
募集開始〜契約（入居）
募集開始
管理会社から媒介業者（仲介業者）へ募集条件の開示を行います。同時に、管理会社で物件内覧時の鍵の管理を行います。
審査
媒介業者から入居申込が届いたら、借主や連帯保証人の審査を行います。必要に応じて家賃保証会社の加入義務の判断や、借主からの条件交渉があればそれを精査したりします。
契約をする前だからこそ、きっちりしっかりと確認をした上で、不動産オーナー様に最終判断を仰ぎます。
賃貸借契約書の取り交わし
賃貸借契約書を作成します。
管理会社が貸主代理業務の委任を受けている場合を除き、先に借主・連帯保証人の捺印を頂き、その後貸主の捺印をする「持ち回り契約」が一般的です。
不動産オーナー様が遠方にお住まいの場合は郵送による書類の取り交わしが可能です。
必要書類と契約金
借主・連帯保証人から契約時に住民票などの必要書類を受領し、不動産オーナー様に提出致します。
管理会社でも副本を管理することで万が一に備えます。
契約金についても管理会社で集金し、不動産オーナー様へお支払い致します。
鍵の引き渡し（入居）
借主に物件の鍵の引渡しを行います。
これを以て、賃貸部分については借主の許可無く立ち入ることができなくなります。
弊社では必ず入居時立ち会いを行い、借主と管理会社の双方が原状を確認することで、退去時のトラブル軽減を行っています。
入居中のアレコレ
家賃等の集金
弊社では自社による口座振替を行っておりません。
借主には毎月お振込頂くか、借主が利用している銀行による定額自動送金サービスをご利用頂いています。
振込約定日までに入金にならなかった場合は、借主・連帯保証人に督促を行います。また、家賃保証会社に加入している場合は即時代位弁済請求を行います。
設備故障やトラブル
管理会社が集約窓口となることで、設備故障やトラブルへの対応がスムーズに行えます。
管理会社の営業時間外にも緊急対応受付サービスを行っておりますので、大きな被害になる前に対処することが可能です。
苦情対応
入居者間や、近隣トラブルなどの苦情について、管理会社が窓口となりこれに対応します。苦情に関しては早急に対応することが大前提となります。
管理会社だけでは対応できない内容によっては不動産オーナー様に改善要望として報告します。
また、定期巡回などで苦情に繋がりそうな点を見つけた場合も逐次報告し、改善方法などを提案させて頂きます。
解約（退去）〜募集再開
退去予告の受付
借主から退去予告の連絡があれば、逐次不動産オーナー様にご報告致します。
入居年数などから修繕の可能性などを事前に推測し、借主が退去する前から募集を再開することで空室期間をできるだけ短くすることが可能です。
退去立会
入居時に行った立ち会いの資料を基に、原状回復工事の必要箇所を借主と管理会社とで確認を行います。
その際、国土交通省による原状回復のガイドラインをもとに借主が負担すべき原状回復項目を明確にすることで、トラブルを未然に防ぎます。
原状回復項目についても見積書を提示し、借主にご納得頂いてから進めて行きます。
退去時には借主と管理会社で立ち会い、不動産の現状を相互に確認します。
原状回復と修繕工事
原状回復と同時に不動産オーナー様が費用を負担する経年劣化の補修・修繕工事を進めます。
同時に行うことにより作業日数などの効率化を図ります。
募集再開
借主の退去前から募集を再開していますが、多くの媒介業者はお客様に対し、お部屋の中を見てから契約を決めるよう勧めています。
まとめ
「家を貸す」と考えると一見ハードルが高そうに見えますが、上手に管理会社を使うことで思ったよりも簡単に不動産オーナーになれます！
必要なところだけを委託することも可能です。まずはご相談下さい！
